Klik op de '+' in de linkerbenedenhoek om een nieuwe factuur aan te maken. Vul de factuurinformatie in; de factuuritems zelf komen in de kolomvelden. Elke factuurregel kan verwijzen naar een product in de productlijst. In dat geval krijgen de prijs en het btw-tarief als standaardwaarden de waarden die voor dat product in de productlijst zijn opgegeven. Als een factuurregel niet verwijst naar een bestaand product, maakt Economacs de factuurgegevens aan op basis van de informatie die is opgegeven voor het standaardproduct in de productlijst. Zelfs als u een bestaand product gebruikt, kunt u de prijs op het factuuritem wijzigen, zonder dat dit van invloed is op de prijs in de productlijst of op andere facturen.
Onderaan staat het aankruisvak 'Afronding'. Als u dit aanvinkt, wordt het totale factuurbedrag afgerond op een geheel getal in de valuta die u voor de factuur hebt geselecteerd. Rechtsonder vindt u aanvullende instellingen voor de factuur. Hier voorzien vier popupmenu’s in extra informatie:
De optie 'Voeg btw toe' bepaalt of er btw wordt toegevoegd aan de factuur. Als deze optie is geselecteerd, voegt Economacs btw toe op basis van het btw-tarief dat is opgegeven voor elk factuuritem op de factuur. Als uw bedrijf in de EU is gevestigd en u een factuur stuurt aan een bedrijf in een ander EU-land, kunt u de geldigheid van het btw-registratienummer van de ontvanger controleren. Voer het nummer op de factuur in (inclusief de landcode van twee letters aan het begin) en klik op 'Controleer btw-nummer'. Deze functie maakt gebruik van de EU-VIES-service, die de aanvraag doorstuurt naar de belastingorganen in de betreffende landen. De beschikbaarheid van deze service is wisselend, met name waar het Deense btw-nummers betreft.
.Met de knop 'Verzend' markeert u de factuur als 'verzonden' in het programma. De factuur verhuist naar de map voor het bijbehorende fiscale jaar (als u geen fiscaal jaar met de factuurdatum hebt aangemaakt, kunt u dat alsnog doen onder 'Instellingen' / 'Fiscale jaren'). Om de factuur naar de klant te versturen (per e-mail of op papier), gebruikt u de factuurlijst voor het fiscale jaar. Selecteer daar de factuur en kies 'Archief'→'Druk af …' in het menu.
Als uw printer afdrukken op enveloppen van C5-formaat ondersteunt, kan Economacs een passende envelop afdrukken met uw adres en het adres van de klant erop. Selecteer de factuur (ofwel hier voorafgaand aan verzending, ofwel in de factuurlijst na verzending) en klik op het envelop-pictogram onderaan.