Cliquez sur « + » dans le coin inférieur gauche pour créer une facture. Remplissez la facture à l’aide des informations, les éléments de la facture allant dans les champs des colonnes. Chaque ligne de facture peut renvoyer à un produit de la liste de produits, auquel cas le prix et le taux de TVA s’alignent par défaut sur les valeurs de cette liste. Si une ligne de la facture ne renvoie pas à un produit existant, Economacs crée alors les entrées en fonction des informations indiquées pour le produit par défaut de la liste de produits. Même si vous utilisez un produit existant, vous pouvez en modifier le prix sur l’élément de la facture (sans affecter le prix de la liste de produits ou des autres factures).
En bas se trouve une case qui permet d’arrondir le montant. Si vous cochez cette case, le montant total de la facture est alors arrondi à une somme entière dans la devise sélectionnée pour la facture. Le coin inférieur droit offre des réglages supplémentaires pour la facture. Quatre menus locaux y fournissent des informations supplémentaires :
La case « Ajouter la TVA » permet d’appliquer la TVA à la facture. Si elle est cochée, Economacs ajoute la TVA en fonction du taux spécifié pour chaque élément de la facture. Si vous résidez dans l'Union Européenne et que vous facturez une entreprise située dans un autre pays de l’Union, vous pouvez vérifier la validité du numéro de TVA du destinataire. Saisissez le numéro sur la facture (y compris le code pays initial à deux lettres), puis cliquez sur « Vérifier le n° TVA ». Cette fonctionnalité utilise le service VIES de la Commission Européenne, qui transmet la demande aux autorités fiscales des pays respectifs. La disponibilité de ce service varie, notamment en ce qui concerne les numéros de TVA danois.
Le bouton « Envoyer » marque la facture comme « envoyée » dans l’application. La facture est placée dans le dossier de l’exercice fiscal correspondant (si vous n’avez pas créé d’exercice contenant la date de la facture, vous pouvez être amené à le faire dans Réglages/Exercices fiscaux). Pour envoyer la facture au client (par courriel ou sur papier), utilisez la liste de factures de l’exercice fiscal. Sélectionnez la facture, puis choisissez Fichier→Imprimer dans le menu.
Si votre imprimante gère l’impression sur enveloppes C5, Economacs peut imprimer une enveloppe personnalisée portant votre adresse et celle du client. Sélectionnez la facture (soit ici avant de l’envoyer, soit dans la liste des factures après son envoi), puis cliquez sur l’icône située en bas, représentant une enveloppe.