Bokføringen deles inn i perioder kalt regnskapsår. Regnskapsår korresponderer ofte, men ikke alltid, med kalenderår. Legg til et regnskapsår med knappen "+" under listen over regnskapsår. Spesifiser et navn (som kan være hva som helst) samt start- og sluttdatoer. Regnskapsåret går til og med sluttdatoen.
For hvert regnskapsår du legger til, opprettes mapper under "Posteringer" og "Fakturaer" i sidestolpen. Hvis du har mange år, kan du merke av for "Ikke vis" for tidligere år. De vises ikke lenger i sidestolpen.
For hvert regnskapsår unntatt det første må du legge til startbalanse for alle konti i balanseregnskapet (aktiva, gjeld og egenkapital). Startbalansene vises i tabellen nederst til høyre. Klikk "+" under tabellen for å legge til en balanse. Legg merke til at balanser for gjeld og egenkapital normalt skal inneholde et minustegn, slik at summen av alle startbalanser er null. Den gjeldende summen vises ved siden av tabellen.
Economacs kan automatisk beregne startbalanser basert på sluttbalanser for forrige regnskapsår. Klikk "Beregn fra foregående år" for å gjøre dette. Dette erstatter alle tidligere definerte startbalanser, og kan dermed trygt gjøres flere ganger. Hvis du legger til eller endrer posteringer i foregående regnskapsår, må du ikke glemme å oppdatere startbalansene.
Før du beregner startbalansene, må du forsikre deg om at du har opprettet en postering (i foregående regnskapsår) som overfører gevinsten eller tapet fra gevinst-/tapsarket til balansearket. Du finner mer informasjon om hvordan denne posteringen skal se ut i en bok om regnskapsføring.