Klicken Sie links unten auf „+“, um eine neue Rechnung zu erstellen. Füllen Sie die Rechnungsinformationen aus; die tatsächlichen Rechnungselemente gehören in die Felder in den Spalten. Jede Rechnungszeile kann sich auf ein Produkt in der Produktliste beziehen; in diesem Fall erhalten der Preis und die MwSt.-Stufe standardmäßig die Werte aus der Produktliste. Wenn sich eine Rechnungszeile nicht auf ein bestehendes Produkt bezieht, erstellt Economacs die Rechnungsbuchungen auf Basis der Informationen für das Standardprodukt in der Produktliste. Selbst wenn Sie ein bestehendes Produkt verwenden, können Sie den Preis im Rechnungsposten ändern (ohne den Preis in der Produktliste oder in anderen Rechnungen zu ändern).
Unten finden Sie ein Kontrollkästchen zum Runden. Wenn Sie dieses Kontrollkästchen aktivieren, wird der gesamte Rechnungsbetrag auf einen ganzzahligen Betrag der jeweils für die Rechnung ausgewählten Währung gerundet. Weitere Einstellungen für die Rechnung finden Sie rechts unten. Hier bieten vier Popup-Menüs weitere Informationen:
Über das Kontrollkästchen „MwSt. hinzufügen“' können Sie steuern, ob die Mehrwertsteuer zur Rechnung hinzugefügt wird. Wenn diese Option ausgewählt ist, fügt Economacs die Mehrwertsteuer entsprechend dem für jeden Rechnungsposten auf der Rechnung angegebenen Mehrwertsteuersatz hinzu. Wenn Sie in der EU ansässig sind und eine Rechnung für ein Unternehmen in einem anderen EU-Land ausstellen, können Sie die Gültigkeit der Mehrwertsteuernummer des Empfängers überprüfen. Geben Sie die Nummer in der Rechnung (einschließlich des zweistelligen Landescodes am Anfang) ein, und klicken Sie dann auf „MwSt.-Nummer prüfen“. Diese Funktion verwendet den EU-VIES-Service, der die Anfrage an die Steuerbehörden im jeweiligen Land weiterleitet. Die Verfügbarkeit dieses Services variiert - insbesondere in Hinblick auf dänische Mehrwertsteuernummern.
.Mit der Schaltfläche „Senden“ wird die Rechnung in der Applikation als gesendet gekennzeichnet. Die Rechnung wird in den Ordner für das entsprechende Geschäftsjahr verschoben. (Wenn Sie noch kein Geschäftsjahr mit dem Rechnungsdatum erstellt haben, müssen Sie das unter „Einstellungen / Geschäftsjahre“ tun.) Um die Rechnung (per E-Mail oder auf Papier) an den Kunden zu senden, verwenden Sie die Rechnungsliste für das Geschäftsjahr. Wählen Sie dort die Rechnung aus und wählen Sie aus dem Menü „Datei→Drucken…“.
Wenn Ihr Drucker das Bedrucken von Umschlägen im C5-Format unterstützt, kann Economacs einen passenden Umschlag mit Ihrer Adresse und der Adresse des Kunden drucken. Wählen Sie die Rechnung (entweder hier vor dem Senden oder in der Rechnungsliste nach dem Senden) aus und klicken Sie unten auf das Symbol mit dem Umschlag.